Präambel

Der SV Germania Bietigheim e.V. (Nachfolgend SVG) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der SGV verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmenden am Sport- und Kursbetrieb, TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen  sowohl automatisiert in  der EDV als auch nicht automatisiert in Dateien, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet, z.B. an Sport- und Fachverbände. In all diesen Fällen wird die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, beachtet.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der SVG verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der SVG  insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Anrede, Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im SVG betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
4. Als Mitglied des Württembergischen Landessportbundes e.V.(WLSB) und seiner Fachverbände ist der SVG verpflichtet, Statistiken zur Altersstruktur seiner Mitglieder den Verbänden zu melden. Übermittelt werden dabei ausschließlich Geburtsjahrgang, Geschlecht und Abteilungszugehörigkeit in tabellarischer Zusammenfassung. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt. Für Ehrungen meldet der SVG erforderliche Daten des Mitglieds an die entsprechenden Verbände.
   
   

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden personenbezogene Daten in Aushängen, der Vereinszeitschrift und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
3. Auf der Internetseite des SVG werden die Daten der Vorstandsmitglieder, des Teammanagers und dem Pressewart mit Vorname, Nachname, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse veröffentlicht.
4. Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unseren Verein geltend gemacht werden können. Zudem speichern wir personenbezogene Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweise- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu 10 Jahren.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Er/sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1.     Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im TVP (z.B. Vorstandsmitglieder, AbteilungsleiterInnen, ÜbungsleiterInnen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2.     Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3.     Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.                                                   

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1.     Für die Kommunikation per E-Mail kann der SVG einen vereinseigenen E-Mail-Account einrichten, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich verwendet wird.

2.     Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, werden die E-Mail-Adressen im „bcc“ versendet.                                                     

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle MitarbeiterInnen im SVG, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, AbteilungsleiterInnen, JugendleiterInnen, ÜbungsleiterInnen, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Hierzu wird eine entsprechende Erklärung unterzeichnet und auf der Geschäftsstelle hinterlegt

 § 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritte

1. Der SVG unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, die Geschäftsstelle und den Webmaster vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften müssen für die Einrichtung eines eigener Internetauftritte (Homepage) und für den Auftritt in Sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Youtube etc.) die ausdrückliche Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit einholen. Nach erteilter Genehmigung ist der von der Abteilung, Gruppe oder Mannschaft benannte Ansprechpartner verantwortlich für den Internetauftritt und für die Einhaltung der Datenschutzbestimmung; der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist ihm gegenüber weisungsbefugt. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
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§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle MitarbeiterInnen des SVG dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 10 Kontaktdaten

SV Germania Bietigheim e.V., gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, Holger Conrad (Holger.Conrad@sv-germania-bietigheim.de) und Oliver Häusler (Oliver.Haeusler@sv-germania-bietigheim.de).